コピペで使えるオフィス移転のチェックリストを公開！何から始める？費用はどう出す？

事業拡大に伴うオフィス移転は、経営者なら誰もが直面する重要な局面です。準備不足による混乱や想定外の費用発生など、移転に伴うリスクも少なくありません。

移転成功のポイントは、計画的な準備と適切な資金計画です。この記事では中小企業の社長様向けに、移転の準備から実務、費用まで詳しく解説します。チェックリストも用意していますので、ぜひ活用してください。

オフィス移転の基本チェックリスト

オフィスの移転計画を成功に導くには、時系列に沿った計画的な準備が不可欠です。社長自身がリーダーシップを発揮し、全体を統括していく立場となります。

ここでは規模や業種を問わず、全ての会社に共通する重要事項を優先的に説明していきます。

移転開始8ヶ月前からの準備事項

移転開始の8ヶ月前には、以下の準備が必要です。

移転の目的を明確にする
現在のオフィスの契約を確認し、解約条件を整理
新物件に求める条件を決め、物件探し開始

事業規模や人員の増加など、さまざまな理由でオフィスの移転を検討することがあります。引っ越すのであれば、なぜ移転が必要なのか、目的を明確に設定しましょう。

次に、現状のオフィスについて賃貸借契約書を確認し、解約予告期限を忘れないようカレンダー等に書き込みます。予告期限を過ぎると違約金が発生する場合があり、移転費用が膨らむ原因となります。賃貸借契約内の原状回復費用の規定も、合わせて確認しておきましょう。

物件探しでは、立地条件と賃料のバランスが重要です。不動産業者に依頼する際は、希望条件を書面で明確にしておくと良いでしょう。駅からの距離や賃料の上限など、譲れない条件を明示することで、効率的な物件探しが可能になります。物件情報は複数の不動産会社から取得し、幅広い選択肢を確保します。

移転開始3〜6ヶ月前の実務作業

移転開始3〜6ヶ月前には、以下の準備を進めます。

オフィスの内装と配置を検討
内装業者の選定を開始し、見積もりを取る
使用中の設備や什器の廃棄と残留を決める
通信業者の選定を開始

新オフィスが決まったら、配置計画と内装デザインの検討に入ります。社員の動線や部署間のコミュニケーションを考慮したレイアウトにすることで、生産性向上につながります。

内装業者選定では複数の見積もりを取得し、価格と施工品質を比較検討しましょう。施工実績や評判も重要な判断材料です。

家具や設備関係では、現有資産の移設可否を判断します。老朽化した什器は新調するか、リースの活用も検討してみましょう。

通信環境の整備は業務への影響が大きいため、工事業者との打ち合わせを入念に行います。特にインターネット回線の引き込みは工事に時間がかかるため、早めの手配が必要不可欠です。

移転直前1ヶ月の確認事項

移転開始1ヶ月前は、以下の準備を進めましょう。

取引先への移転通知
各種役場や法務局、取引金融機関への住所変更手続き
許認可関連や業界団体への申請や通知

取引先への移転通知は会社の信用に関わる重要事項です。得意先には営業担当者が直接説明に伺うなど、丁寧な対応を心がけましょう。

住所変更手続きは法務局、税務署、銀行など多岐にわたります。変更漏れがないよう、担当部署でリストを作成し、進捗を管理すると確実です。各種許認可や業界団体への届出なども忘れずに対応します。

オフィス移転の実務スケジュール

オフィス移転成功のカギは、綿密なスケジュール管理にあります。予期せぬトラブルにも対応できるよう、余裕を持った工程計画を立てることが大切です。社内外の関係者と密に連携を取りながら、一つ一つの作業を確実に進めていきましょう。

移転計画の立案と物件選定

まずは移転計画の立案と物件の選定を行います。賃料や工事費用など、いくらかかるのかを具体的にシミュレーションしていきましょう。

新オフィスの規模は、将来の増員の予定も見据えて決定します。内覧時には天井高や空調設備、セキュリティ体制なども細かくチェックが必要です。周辺環境や交通アクセス、駐車場の有無なども重要な検討項目です。

内装工事と設備導入

オフィスレイアウトは従業員の意見も取り入れながら決定します。部署ごとの特性や機密保持の観点から、パーティションの配置なども慎重に検討しましょう。

電気容量や通信回線の増強の要・不要は、使用機器の総量から判断します。将来的な拡張性も考慮に入れて設計することが望ましいでしょう。

引越作業と新オフィス稼働

引越日程は週末や連休を利用するのが一般的です。梱包作業は部署ごとに担当を決めて進めましょう。PCやサーバーなど精密機器の移設は専門業者に依頼するのが無難です。移転後は通信環境やセキュリティシステムの動作確認を行います。社員への新オフィスでの注意事項や各種ルールの周知も必要です。

オフィス移転の費用内訳

オフィスの移転を検討する際気になるのが費用の問題です。ここでは一般的な費用の目安から、意外と見落としがちな経費まで詳しく解説します。予算計画の立案に役立つ具体的な数字とポイントをご紹介していきましょう。

基本的な移転経費の目安

引越費用は従業員規模で大きく変動します。

引越費用は従業員1人当たり2万円から5万円が相場です。社員数20名程度の場合、業者への支払いは40万円から100万円になる計算です。

内装工事は床材や照明器具の仕様により費用が変わってきます。設備工事では電気配線や空調設備の改修が主な費目です。緊急時の予備費として、総額の15%程度を確保しておくと安心です。

契約関連費用

賃貸借契約では敷金や仲介手数料が大きな支出となってきます。賃料が月額50万円の物件で敷金6ヶ月の場合、300万円ほど確保する必要があります。

保証会社への加入は最近の賃貸では必須条件となっており、初年度で賃料の1か月分程度を見込んでおきましょう。契約時の印紙代や登記費用なども忘れずに計上します。

備品購入費用

デスクや椅子など基本的な備品一式は、職種にもよりますが、おおむね従業員1人当たり15万円から25万円程度が目安です。

複合機やビジネスフォンなどは、保守契約を含めたランニングコストも考慮に入れましょう。セキュリティ関連では入退室管理システムの導入も検討事項です。

従業員の快適さを考慮し、休憩スペースの設置なども検討してみましょう。

移転費用の調達方法

移転費用をいかに調達するかも、忘れてはいけません。補助金や融資、ファクタリングなど、さまざまな選択肢の中から最適な組み合わせを考えてみましょう。ここでは各調達方法のメリット・デメリットを踏まえながら、具体的な活用法をご説明します。

活用可能な補助金制度

中小企業向けの補助金制度は要件が細かいものの、上手く活用できれば大きな助けとなります。

例えばものづくり補助金では、中小企業の新たな製品やサービスの開発を支援しています。補助対象経費の3分の2以内、上限4,000万円の支援を受けることが可能です。自治体の産業支援課などへも相談が可能なため、ぜひ活用してみてください。専門家のサポートを受けることで、申請書類の作成もスムーズに進められます。

金融機関からの資金調達

設備投資向けの融資は、金融機関との普段からの関係構築が重要です。事業計画書の作成では、移転による売上増加や経費削減効果を具体的な数字で示すことがポイントです。

リースの活用は、移転にかかる設備投資の金額を抑えるのに役立ちます。融資の金額を抑え、審査通過の可能性を高められます。

融資を受ける際、返済計画は余裕を持って設定し、経営の安定性を確保しましょう。

入金まで間がある売掛金をファクタリング

ファクタリングとは、期日到来前の売掛金（売掛債権）をファクタリング会社に売却し、最短即日で資金化することです。

売掛先の信用が大きなポイントとなるため、資金繰りに不安のある場合も比較的審査に通りやすいという特徴があります。借金ではないので、金融機関の融資枠にも影響しません。

手数料は取引金額や期間により変動しますが、必要な時に必要な分だけ資金を調達できる柔軟性が魅力です。